Comment se défendre aux Prud'hommes ?

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Employeurs: comment se défendre devant les prud’hommes ?

En tant qu’entrepreneur, je me suis souvent demandé comment faisaient les entreprises pour se défendre face à leurs salariés, et notamment devant le conseil de prud’hommes.
Force est de constater qu’elles ne font pas grand-chose. La plupart des dossiers en défense sont faible, ce qui explique un taux important de succès des salariés aux prud’hommes.
Le Code du Travail regorge de nombreux pièges à travers ses milliers d’articles. Et comme si cela ne suffisait pas, chaque gouvernement y apporte sont lots de modifications, la plupart du temps en faveur des salariés, sans compter la jurisprudence qui évolue tous les jours.

Aussi, j’ai souhaité à travers cet article tenter d'apporter quelques conseils pratiques pour préparer sa défense aux prud’hommes. Il ne s’agit pas ici de conseils de droit, mais de conseils pratiques.

Pour les conseils de droits, je vous recommande de faire appel à des spécialistes qui seront parfaitement à jour de la législation. Je recommande la revue RF Social qui propose un service d’information en ligne www.rfsocial.com. L'abonnement coûte quelque centaines d'euros par an mais vous permettra de rester à jour, et de trouver les réponses à la plupart de vos questions. Vous pouvez contacter un syndicat professionnel ou bien entendu un avocat spécialisé, comme Maitre Aimée Levitre. Vous pouvez également acheter des livres sur le droit social via une libraire en ligne du genre www.amazon.fr ou une librairie juridique www.lgdj.fr. Beaucoup de livres sont mal écrits. Si vous débutez, je vous recommande la lecture de "Salariés : guide de vos droits" écrit par la CFDT. Rien de mieux qu'un livre écrit à l'attention des salariés pour vous tenir au courant! Si vous êtes plus expert, je recommande le "Social" aux édition Francis Lefebvre.
Enfin, sur le site legifrance www.legifrance.gouv.fr vous trouverez gratuitement la dernière version à jour du code du travail, de la convention collective applicable à votre entreprise, ainsi que moulte jurisprudences si vous savez manier habillement leur outil de recherche.

 

Quelques conseils pratiques :

1- La patience
Lorsque l’on parcourt le code du travail il s’en dégage une philosophie de base. Ne pas agir dans la précipitation. Le code du travail ne fait que refléter les relations humaines. L’homme oubli, et les faits avec le recul de quelques jours ne sont bien souvent pas tout à fait les mêmes qu’à chaud. Dans cet esprit, le code du travail a instauré des délais pour convoquer un salarié, pour lui adresser sa lettre de licenciement, et ainsi de suite. Il faut voir ces délais comme des soupapes qui doivent permettre de faire retomber la pression.
La première règle d’or est de ne pas agir à chaud.
Lorsqu’un salarié commet une faute, ou une provocation, contentez vous de constater les faits et d’établir ou de faire établir des rapports ou des attestations sur les faits. Un rapport peut tout à fait se faire par mail.
Une fois ce travail réalisé, vous pourrez apprécier les faits de manière plus circonstanciée, et aurez toutes les cartes dans vos mains.
Profitez également de ce délai pour relire les dernières jurisprudences sur le même sujet.
Deux exceptions à cette règle de prudence : la première si vous pensez que le salarié va vous écrire : dans ce cas, soyez alors le premier. La seconde, dans la cadre d’une faute manifestement grave : il faut aussi être réactif et convoquer rapidement votre salarié à un entretien préalable. Dans ce dernier cas, profitez du laps de temps entre l'envoi de la lettre de convocation, l'entretien préalable et la lettre de sanction ou de licenciement pour réunir vos preuves.
Dans la même logique, évitez d’envoyer des courriers trop fréquemment à votre salarié. On pourrait vous reprocher de vous acharner sur lui.

2- Etre à jour du droit social
Il est important de bien s’entourer. On pense bien entendu à l’avocat. Mais on constate bien souvent que ce dernier intervient trop tard dans les dossiers. Parfois même on pourra s’interroger sur les motivations qui poussent les avocats à ne pas concilier alors que les dossiers sont "pourris" et "perdus d’avance".
La plupart des dirigeants ne font appel à l’avocat qu’une fois attaqué aux prud’hommes. Bien souvent pour des raisons économiques. Ces mêmes dirigeants cherchent sur internet des informations. Internet regorge de pièges pour le chef d’entreprise, notamment au travers de nombreux sites internet qui ne sont pas à jour.
Trouvez une information fiable : ccip, legifrance, rfsocial, ainsi que sur les sites web de syndicats professionnels. L’adhésion à un syndicat professionnel permet bien souvent l’accès à une veille juridique, voir à une hotline téléphonique, qui pourra vous apporter des réponses pour une somme modique.

3- Dialoguer avec vos salariés
On dit souvent que la plupart de litiges prud’homaux auraient pu être évité si le bon discours avait eu lieu au bon moment dans l’entreprise. Le dialogue avec les salariés permet également de couper l’herbe sous le pied et d'éviter qu'une situation ne s'envenime et finissent devant les prud'hommes. Cela permet également de couper l'herbe sous les pieds de représentants syndicaux.

4- Laissez le salarié faire sa faute
Je repense à ce salariés qui avait glissé dans sa poche l’encaissement d’une addition, mais l’avait restitué lorsque son responsable s’en était rendu compte.
Dans la mesure du possible, il est parfois souhaitable de laisser le salarié se mettre en faute en le laissant faire sa faute et de préférence devant un maximum de témoins. Vous n’aurez plus qu’à faire constater et à en tirer les conséquences.

5- La lettre de licenciement
C’est l’élément principal du dossier aux prud’hommes.
Elle fixe les limites du litige.
Une fois envoyée vous ne pourrez plus changer. Prenez le temps de bien la relire à tète reposée (cf notre premier conseil sur la patience). Vérifiez qu’elle est bien compréhensible. Ayez à l’esprit que celle-ci pourra être relue par des gens qui ne connaissent pas votre métier, qu’ils soient conseillers prudhommaux, juge départiteur, juge de cours d’appel ou avocat.
Pensez aux personnes qui liront votre lettre. Soyer le plus clair possible sur les faits. Ne vous égarez pas. Lors de ses premiers litiges avec des salariés, on a souvent envie de mettre plein de reproche dans la lettre de licenciement. Mais n'oubliez pas que vous devez pouvoir être à même d'étayer et justifier devant le conseil de prud'homme chaque ligne de votre courrier. Pour cette raison, il est préférable de ne retenir que les faits les plus graves et les plus facilement démontrables, et non contestables.  
Assurez vous d’avoir tous les éléments justificatifs le jour de l’envoi de la lettre. Vous devez être à même de pouvoir prouver tout ce que vous écrivez dans votre lettre de licenciement. Si vous avez besoin d’un rapport ou d’une attestation, ne vous dites pas que vous l’aurez plus tard. Attendez de l’avoir avant d’envoyer votre courrier.
Une lettre de licenciement doit faire 2 à 3 pages. Eviter les lettres trop longues.
Soyez prudent avec les lettre type que vous trouverez sur internet. Ne perdez pas de vue que la lettre doit être la plus précise possible, avec des faits datés. Ne vous contentez pas de dire que votre salarié est arrivé en retard, mais précisez quel jour. Ne vous contentez pas de dire que votre salarié vous a mal parlé, mais ouvrez les guillemet dans votre lettre et reprenez les propos précis de votre salarié, et faites écrire les témoins : ce qui permettra à tout lecteur de comprendre le contexte.
A la fin du courrier, soyez correct et n'oubliez pas de rappeler au salarié qu'il peut bénéficier de la portabilité des garanties prévoyance et santé et invitez le à vous en informer s'il souhaite en bénéficier.

6- Pas de double sanction
Un autre des pièges qui pourrait être évité souvent, c’est la double sanction. Vous ne pouvez pas licencier un salarié pour une faute que vous avez déjà sanctionnée (par un avertissement par exemple) dans le passé. En revanche, rien ne vous empêche de rappeler dans la lettre de licenciement que la salarié à déjà fait l'objet de sanctions disciplinaires pour des motifs similaires dans le passé.

7- Plus c’est gros plus ca passe
Bien souvent on voit des entreprises se défendent avec pour seul argument que les choses n’ont pas de sens ou que c’est impossible. Je repense par exemple à ce barman qui travaillait à temps partiel 10 heures par semaine, et qui venait aux prud’hommes dire qu’il travail 4 fois plus. Ou bien encore à cette fausse lettre de licenciement fabriqué par un individu pour toucher les indemnités chômages, mais qui en profitait pour réclamer une indemnité aux prud’hommes.
Face à toute accusation, vous devez réagir, et monter votre défense.
N’oubliez pas cette phrase : plus c’est gros et plus ca passe.
Plus les demandes de vos salariés seront grosses et plus elles seront difficiles à contester, mais ne vous contentez pas de dire que c’est impossible. Prouvez-le. Tous les moyens sont bons (voir moyen de preuve).
Vous pouvez aussi utiliser pour votre défense l’injonction de produire : c'est-à-dire demander à votre attaquant de vous produire un élément précis. Un défaut de réponse jouera en votre faveur.

8- Contester
Défendez-vous, contester les arguments de votre salariés et prouvez-le !
Contester est souvent un conseil donné au salarié. Mais il s’applique également aux patrons.
Lorsqu'un salarié vous adresse un courrier vous devez y répondre. Si vous ne souhaitez pas répondre, car vous ne souhaitez pas jeter de l’huile sur le feu par exemple, dans ce cas, vous devez au moins récupérer toutes les preuves de votre bonne foi.
Devant les prud’hommes, à la barre, veillez à ce que votre avocat réponde bien à toutes les attaques.
Normalement ces attaques sont déjà exposées dans les conclusions de votre salarié que vous aurez bien relues.
Mais une nouvelle, fois il ne suffit pas de dire « c’est n’importe quoi ».
Ne perdez pas de vu qu'en défense il est parfois difficile d'affirmer qu'un fait n'a pas eu lieu et d'apporter une preuve négative.
Car de l’autre coté « calomnier, calomnier, il en restera toujours quelque chose » est le moyen d’attaque favori de certains conseils de salariés, et le plus facile également. Sauf que cela fonctionne plutôt bien.
Les avocats de salariés les plus filous, vous accuseront directement à la barre, et non pas à l’avance dans leurs conclusions. Soyez vigilent, et là aussi répondez. Ne laisser pas passer de fausses accusations.

9- Votre dossier et vos conclusions
Si vous n’avez pas de conseil ou d’avocat, n’oubliez pas de mettre dans votre dossier la lettre de licenciement et le cas échéant la copie des sanctions ou courrier que vous auriez déjà adressé au salarié dans le passé. N'oubliez pas non plus de mettre le contrat de travail et les derniers bulletins de paye. Ces bulletins de paye sont important car ils serviront à établir le salaire moyen en cas de condamnation. 
Une nouvelle fois, ne perdrez pas de vue qu’une défense se prouve, et qu’il existe une foultitude de moyens pour prouver votre bonne foi. La meilleure défense est de constituer un dossier le plus complet possible. Veillez à bien mettre (ou remettre) dans votre dossier toutes les pièces utiles. Attention un dossier trop épais (plus de 40 pièces) comporte des risque (notamment d'avoir des pièces contradictoires ou divergentes ce qui n'est jamais bien vu par les juges). 
Ne perdrez pas de vu qu’aux prud’hommes en théorie les débats sont oraux. 


Moyen de preuve de bonne foi :
Pour démontrer sa bonne foi, l'employeur sera souvent seul. L'avocat n'étant pas dans l'entreprise, et ne disposant pas de la même connaissance que l'employeur. La procédure étant contradictoire, la preuve est le moyen nécessaire et indispensable pour se défendre. Nous avons mis en ligne plusieurs articles sur ce sujet important :
les moyens de preuve aux prud'hommes
la preuve en matière prud'homale  (article des cahiers prud'homaux version pdf  avec la jurisprudence)
la preuve aux prud'hommes  (article de la CFE-CGC, syndicat salarié) 
la preuve aux prud'hommes  (article de la CFDT, syndicat salarié)

En pratique, plusieurs documents peuvent être présenté devant les prud'hommes par l'employeur :
- des attestations (également appelées témoignages) : établies par des clients, des fournisseurs, des salariés, vos sous-traitants, votre comptable. Vous trouverez un modèle d'attestation cerfa sur internet. Il faut joindre avec la pièce d’identité de la personne qui a établi l’attestation. Contrairement à une croyance, vous pouvez faire attester tout le monde, y compris vos salariés. Eviter de dicter l’attestation et laissez le témoin l’écrire avec ses propres mots. A éviter absolument : deux attestations de deux personnes différentes écrites avec les mêmes phrases. 
- courrier, fax, email et même les sms peuvent être produits
- rapport interne : dans les cas plus compliqué, il peut être utile de désigner formellement un chef de service ou un autre salarié pour établir formellement un rapport détaillé 
- note de service et règlement intérieur. Le règlement intérieur regorge souvent de bonnes résolutions. C'est un document tout simple qui permet de présenter les "règles" en vigueur dans l'entreprise. Il peut être utile de le produire dans vos pièces pour votre défense
- la liasse fiscale : elle permettra de montrer au conseil que votre entreprise est de petite taille, et qu’elle n’a pas de gros moyen, et permettra peut être aux juges d’être un peu plus clément
- les attestations de formation : elle permet de montrer que vous vous êtes occupé comme il le faut de votre salarié. Que vous avez tout fait pour lui, y compris le former.


Contester les demandes d’heures supplémentaires :
Si votre salarié demande le paiement d’heures supplémentaires, et que vous contestez, voici quelques moyens de preuve :
- planning et contrat de travail : permettent de prouver les heures habituelles du salarié
- horaire d’ouverture habituelle des locaux (affiché dans les locaux ou à l'entrée d'une boutique)
- attestation du salarié qui arrive le plus tot, ou de celui qui part le plus tard
- attestation de clients
- copie du paiement d’heures supplémentaires ou de prime à d’autres salariés : elle permet de prouver que dans votre entreprise vous avez bien l’habitude de payer les heures supplémentaires
- attestation de votre comptable : ce dernier pourra préciser, selon votre situation, qu’il paye régulièrement des heures supplémentaires à d’autres salariés, ou bien qu’il n’a jamais eu connaissance d’heures supplémentaires déclarées par votre salarié, etc, etc…
Chaque situation étant particulière, c'est à vous de rechercher ce qui pourrait vous aider à établir votre bonne foi (courrier non réclamé, appel téléphonique non répondu, heure de réponse des mails, facture téléphonique détaillée). Le mieux étant de recueillir des témoignages de personnes physiques (client, collaborateur, livreur, voisin, gardienne, facteur, ...).